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Die Art und Anzahl der Metadatenfelder hängt in erster Linie vom Kataloginhalt ab. In E-Pics sind die Kataloge derart heterogen, so dass für jeden Katalog zuerst bestimmt werden muss, welche Metadatenfelder überhaupt Sinn machen. Die Tiefe der Erschliessung hängt aber natürlich auch mit von den vorhandenen Ressourcen ab. Die Erfahrung hat gezeigt, dass eine sehr grosse Anzahl Metadatenfelder und damit eine detaillierte Erschliessung nur bei grossen Archiven Sinn machtzu bewältigen ist. Kleinere Kataloge arbeiten mit Vorteil mit einer geringeren Anzahl Metadatenfelder, die zwar einerseits alle notwendigen Informationen enthalten, damit die Datensätze auch wieder gefunden werden können, aber nicht allzu komplex sind. 

Neben den Felder Feldern Bildcode (Pflichtfeld) sind Titel und Kategorien sicher notwendig, um Bilder mit einem Minimum minimal zu beschreiben. Weitere Felder wie Fotograf/in, Beschreibung, Datum, Copyright und Bildnachweis ermöglichen bereits eine gute Erschliessung mit geringem Aufwand.