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PDF/A (/A steht für Archiv) ist ein ISO-Standard für die dauerhafte Archivierung von formatierten Dokumenten und sollte länger lesbar sein als die üblicheren PDF-Formate. Der Subtyp PDF/A-1b (b für basic) wird dabei am häufigsten verwendet. Die langfristige Lesbarkeit des PDF/A-1b Formates wird einerseits durch den Verzicht auf bestimmte Funktionen und andererseits durch die Einbettung aller benötigten Objekte (z.B. Zeichensätze) in das File erreicht. Man erkennt ein PDF/A-File am blauen Balken im Adobe Reader.

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Wie erstelle ich eine möglichst fehlerfreie PDF/A Datei aus MS Word oder PowerPoint?

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Ein File kann in Word oder PowerPoint zu einem PDF-Drucker geschickt werden. Dies ist bei aufwendigen Dokumenten häufig die beste Methode. Sie hat allerdings den Nachteil, dass unterlegte Links verloren gehen können.

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  • Wählen Sie in Microsoft Word oder Microsoft PowerPoint unter dem Menüpunkt „Datei“ die Schaltfläche „Drucken“. Dort steht die Option „Adobe PDF“ bei „Drucker“ zur Auswahl.

  • Falls das Feld „Adobe PDF“ fehlt, ist auf Ihrem Computer vermutlich nur Adobe Reader installiert. In diesem Fall sollten Sie sich Adobe Acrobat Pro installieren lassen oder eine der anderen drei Methoden wählen.

  • Wählen Sie das Feld „Druckereigenschaften“ an.

  • Öffnen Sie im Tab „Adobe PDF Einstelllungen“ das Dropdown „Standardeinstellungen“ und klicken Sie auf den Menüpunkt „PDF/A-1b: 2005 (RGB)“.

  • Klicken Sie anschliessend auf „Drucken“, um die PDF-Datei zu erzeugen.

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Diese Methode benötigt einige Rechenzeit für grosse Dokumente.

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  • Öffnen Sie die Word- oder PowerPoint-Datei mit Adobe Acrobat Professional.

  • Anschliessend wählen Sie im Menü „Datei“ den Menüpunkt „Speichern als…“ und wählen „PDF/A“.

  • Im nächsten Fenster bestimmen Sie Dateinamen und Speicherort sowie die Schaltfläche „Einstellungen…“.

  • In einem weiteren Fenster wählen Sie die Option „PDF/A-1b“ und “sRGB.“

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Diese Methode benötigt einige Rechenzeit für grosse Dokumente und kann sogar gänzlich fehlschlagen.

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  • Starten Sie das Word- oder PowerPoint-File und wählen Sie das Menü „Acrobat“ aus.

  • Dann bei den Grundeinstellungen die Option „PDF/A-1b“ auswählen (einmalig für jede Installation, siehe Screenshot).

  • Anschliessend können Sie das PDF-Dokument entweder im Menü „Acrobat“ mit dem Menüpunkt „PDF erstellen“ oder im Menü „Datei“ mit dem Menüpunkt „Als Adobe PDF speichern…“ erzeugen.

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Diese Methode hat den Nachteil, dass Vektorgrafen häufig unbrauchbar werden und Links in Fussnoten verloren gehen.

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  • Wählen Sie unter dem Menü „Datei“ die Option „Speichern als“ (nicht „speichern als Adobe pdf“) und dann Format PDF aus.

  • Unter „Optionen…“ selektieren Sie „ISO19005-1-kompatibles PDF/A“ (s. Screenshot).

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