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Um Dateien für mehr als zehn Jahre zu nutzen, sollten zunächst auf jeden Fall die oben angegebenen Empfehlungen eingehalten werden. Zusätzlich sollten die Fileformate Dateiformate sehr verbreitet sein, möglichst offenen Standards folgen und nicht proprietär sein. Es gibt jedoch keine Gewähr für die langfristige Nutzung, weil diese von zukünftigen Softwareentwicklungen abhängt.

Für eine Aufbewahrung von mehr als zehn Jahren können wir nur Dateitypen in der linken Kolonne von Tabelle 1 empfehlen, also insbesondere PDF/A, ASCII Text, TIFF, PNG, SVG und JPEG2000. Dabei hängt die zukünftige Lesbarkeit einer Datei auch stark von den benutzten Dateieigenschaften ab: Fortgeschrittene Möglichkeiten eines Formats, wie Video innerhalb einer PDF Datei, werden schwieriger zu lesen sein als die grundlegenden Möglichkeiten des Formats.

Die Fachstelle Digitaler Datenerhalt ETH-Bibliothek wird die archivierten Fileformate Dateiformate periodisch überprüfen und wird sich bemühen, veraltete Formate möglichst in gebräuchlichere Formate zu konvertieren. Die Originaldatei wird dabei immer mitarchiviertmit-archiviert.

 

Tabelle 1: Einschätzung zur zukünftigen Lesbarkeit einiger gebräuchlicher Dateiformate.

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Gewisse neuere Filetypen (*.docx, *.xlsx, *.pptx) sind sogenannte Container Dateien. Wenn Sie die Dateinamenerweiterung „.zip“ anhängen, können Sie die einzelnen Komponenten ansehen und geeignete einfachere Dateien auch zusätzlich separat speichern.

 

Tabelle 2: Empfohlene Dateikonvertierungen

DateiartEmpfohlene Konvertierungen
Text
  • Sie sollten Word und PowerPoint Dateien möglichst zu PDF/A-1b Dateien konvertieren. Für Microsoft-Dateien Word oder PowerPoint Dateien sollte dazu gemäss unseren Tests folgende Methode verwendet werden: Die Datei mit Word oder PowerPoint öffnen, dann unter Menu "Datei", „Drucken“ auswählen. Bei Drucker „Adobe PDF“ auswählen. Das Feld „Druckereigenschaften“ anwählen und dort „PDF/A-1b: 2005 (RGB)“ auswählen. Dann Schaltfläche „Drucken“. Vgl. auch die ausführliche Anleitung zu diesem Thema.
  • LaTeX oder TeX möglichst zu PDF/A konvertieren.
  • Sie müssen die Qualität von Konvertierungen sorgfältig visuell überprüfen. Achten Sie dabei insbesondere auf Formeln, Sonderzeichen, Umlaute, spezielle Fonts, Textschreibfehler, Auswählen und Suchen im Text, Tabellen, Farben, transparente
Tabellen
  • Excel *.xls Dateien zu *.xlsx konvertieren
  • Für wichtige eingebettete Objekte (wie z. B. Figuren) sollten sie möglichst auch eine Kopie als separate Datei abspeichern
  • Tabellen könnten Sie folgendermassen zu ASCII Text Dateien (*.csv) konvertieren: In Excel die einzelnen Blätter als *.csv Datei speichern, in R Tabellen mit write.csv speichern und in S-Plus mit „write.table“ als *.sdd Datei speichern.
Workspace Dump in Matlab, R oder S-Plus
  • Matlab *.mat Files als v7.3 MAT Dateien abspeichern (mit save -v7.3 x.mat), weil es dadurch einem HDF5-basierten Standard folgt. (HDF54 ist ein offener Standard für Tabellen, Mediadaten und komplexe Datenstrukturen.)
  • Der R Workspace sollte mit dem Packet rhadf55 in HDF5 Format gespeichert werden. Die S-Plus Funktion data.dump produziert ein File welches mit der R-Funktion data.restore6 gelesen werden kann.
  • Für komplexe Datenstrukturen ist es meist nicht sinnvoll den Workspace als ASCII zu speichern, weil dies auf schwer lesbare Dateien führt. (Einen solchen ASCII Workspace Dump erhält man in mit save(…, ascii = TRUE), in Matlab mit save file.txt –ascii und in S-Plus mit dump().)
  • Wichtige Tabellen im Workspace sollten zusätzlich als CSV-Datei gespeichert werden.
Grafik
  • Vektorgrafikdateien werden langfristig eher schwieriger zu öffnen sein als Rastergrafikdateien (Bitmaps). Auch das Einbetten von Vektorgrafik in PDF Dateien ist fehleranfällig. Dateien in speziellen Vektorgrafik Formaten, wie InDesign (*.indd) oder Illustrator (*.ait), sollten Sie möglichst auch als baseline TIFF, PDF/A-1b (siehe oben), SVG oder JPG Datei speichern. Sie sollten die Qualität der Konvertierung sorgfältig visuell überprüfen (Schärfe, Auflösung, Farben, halbdurchsichtige Objekte, Beschriftungen).

3.

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Dateiformat-Verifikation mit DROID

Die kostenfreie JAVA Applikation DROID7 erlaubt Ihnen für grosse Dateisammlungen einen Überblick über die benutzten Dateiformate. Zudem können sowohl unbekannte Formate als auch Inkonsistenzen zwischen Inhalt und Dateinamenerweiterung ermittelt werden (Figur 1).

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Reine Text Dateien (*.txt) oder auch Tabellen in Text Format (*.csv Dateien) enthalten keine Signatur. DROID klassifiziert solche Dateien nur anhand der Dateinamenerweiterung. Falls keine Signatur gefunden wird und die Dateinamenerweiterung nicht auf ein Textfile hindeutet, so wird die Datei nicht klassifiziert (die untersten beiden Dateien in der Figur).Die Fachstelle Digitaler Datenerhalt empfiehlt und konfiguriert für gewisse Kunden das Software Tool docuteam packer. Auch docuteam packer findet

 

Abbildung 1: Screenshot zur Auswertung einiger Testdateien mit dem Programm DROID. Dateien mit unklaren oder unbekannten Formaten und erstellt eine Liste analog zu derjenigen von DROIDkönnen mit DROID schnell gefunden werden.

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