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  • Dateien in seltenen Formaten sollten Sie möglichst in übliche Formate konvertieren. Dabei sollten Sie jeweils Original und Kopie archivieren.
  • Die Dateien sollten nicht auf andernorts gespeicherte Daten, Zeichensätzen, Formatvorlagen oder Programme verweisen sondern solche zusätzlichen Objekte sollten stattdessen mitarchiviert werden. Wenn solch eine Unabhängigkeit von externen Objekten nicht möglich ist, sollten Sie die bestehenden Abhängigkeiten in einer reinen Textdatei dokumentieren („Readme“). Das Readme legen Sie zusammen mit den Daten ab.
  • Dateien sollten nicht passwortgeschützt, verschlüsselt oder komprimiert sein. Falls Sie zwingend Daten verschlüsseln müssen, treffen Sie Vorkehrungen, damit Daten auch nach Ihrem Weggang von einer berechtigten Person geöffnet werden können.
  • Verwenden Sie nur Buchstaben, Zahlen, Unterstrich (_) und Bindestrich (-) in den Namen von Ordnern und Dateien, also keine Leerzeichen, Schrägstriche, Umlaute, usw.
  • Die Dateinamenerweiterung sollte konsistent mit dem tatsächlichen Dateiformat sein.

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DateiartEmpfohlene Konvertierungen
Text
  • Sie sollten Word und PowerPoint Dateien möglichst zu PDF/A-1b Dateien konvertieren. Für Microsoft-Dateien Word oder PowerPoint Dateien sollte dazu gemäss unseren Tests folgende Methode verwendet werden: Die Datei mit Word oder PowerPoint öffnen, dann unter Menu "Datei", „Drucken“ auswählen. Bei Drucker „Adobe PDF“ auswählen. Das Feld „Druckereigenschaften“ anwählen und dort „PDF/A-1b: 2005 (RGB)“ auswählen. Dann Schaltfläche „Drucken“. Vgl. auch die ausführliche Anleitung zu diesem Thema.
  • LaTeX oder TeX möglichst zu PDF/A konvertieren.
  • Sie müssen die Qualität von Konvertierungen sorgfältig visuell überprüfen. Achten Sie dabei insbesondere auf Formeln, Sonderzeichen, Umlaute, spezielle Fonts, Textschreibfehler, Auswählen und Suchen im Text, Tabellen, Farben, transparente Objekte, Kommentare, Vektorgraphiken sowie mehrfache Zeichenebenen.
Tabellen
  • Excel *.xls Dateien zu *.xlsx konvertieren
  • Für wichtige eingebettete Objekte (wie z. B. Figuren) sollten sie möglichst auch eine Kopie als separate Datei abspeichern
  • Tabellen könnten Sie folgendermassen zu ASCII Text Dateien (*.csv) konvertieren: In Excel die einzelnen Blätter als *.csv Datei speichern, in R Tabellen mit write.csv speichern und in S-Plus mit „write.table“ als *.sdd Datei speichern.
Workspace Dump in Matlab, R oder S-Plus
  • Matlab *.mat Files als v7.3 MAT Dateien abspeichern (mit save -v7.3 x.mat), weil es dadurch einem HDF5-basierten Standard folgt. (HDF54 ist ein offener Standard für Tabellen, Mediadaten und komplexe Datenstrukturen.)
  • Der R Workspace sollte mit dem Packet rhadf55 in HDF5 Format gespeichert werden. Die S-Plus Funktion data.dump produziert ein File welches mit der R-Funktion data.restore6 gelesen werden kann.
  • Für komplexe Datenstrukturen ist es meist nicht sinnvoll den Workspace als ASCII zu speichern, weil dies auf schwer lesbare Dateien führt. (Einen solchen ASCII Workspace Dump erhält man in mit save(…, ascii = TRUE), in Matlab mit save file.txt –ascii und in S-Plus mit dump().)
  • Wichtige Tabellen im Workspace sollten zusätzlich als CSV-Datei gespeichert werden.
Grafik
  • Vektorgrafikdateien werden langfristig eher schwieriger zu öffnen sein als Rastergrafikdateien (Bitmaps). Auch das Einbetten von Vektorgrafik in PDF Dateien ist fehleranfällig. Dateien in speziellen Vektorgrafik Formaten, wie InDesign (*.indd) oder Illustrator (*.ait), sollten Sie möglichst auch als baseline TIFF, PDF/A-1b (siehe oben), SVG oder JPG Datei speichern. Sie sollten die Qualität der Konvertierung sorgfältig visuell überprüfen (Schärfe, Auflösung, Farben, halbdurchsichtige Objekte, Beschriftungen).

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