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Bitte beachten Sie bei der Erstellung von PDFs:

  • Die Datei darf nicht schreibgeschützt sein.
  • Schriftarten sollten in der Datei eingebettet werden.
  • Verwenden Sie nur Buchstaben und Zahlen im Dateinamen, also keine Leerzeichen, Schrägstriche, Umlaute usw. 
  • Die Datei sollte im Format PDF/A eingereicht werden, um die langfristige Lesbarkeit sicherzustellen. Nachfolgend finden Sie eine Anleitung zum Erzeugen von PDF/A-Dateien.

1. Was ist PDF/A?

PDF/A (/A steht für Archiv) ist ein ISO-Standard für die dauerhafte Archivierung von formatierten Dokumenten und sollte länger lesbar sein als die üblicheren PDF-Formate. Die langfristige Lesbarkeit des PDF/A Formates wird einerseits durch den Verzicht auf bestimmte Funktionen und andererseits durch die Einbettung aller benötigten Objekte (z.B. Zeichensätze) in das File erreicht. Man erkennt ein PDF/A-File am blauen Balken im Adobe Reader.

2. Empfehlung

  • Wir empfehlen den Subtyp PDF/A-2b (b steht für basic) um neue Dokumente abzuspeichern.
  • PDF/A-2u kann benützt werden, wenn das Suchen im Text nach speziellen Zeichen wichtig ist (Methode mit Adobe Acrobat Pro DC verwenden).
  • Das Format PDF/A-1b wird immer noch empfohlen und ältere PDF/A Dokumente brauchen nicht migriert zu werden.

3. Vergleich von vier Konvertierungsmethoden

Die Konvertierung von MS Word oder MS PowerPoint nach PDF/A (oder PDF) ist häufig langsam und kann zum Verlust von Links führen, sowie zu Fehlern in Vektorgraphiken, Formeln und speziellen Zeichensätzen. Folgende Tabelle zeigt Vor- und Nachteile von vier Konvertierungsmethoden.

Methode

Geschwindigkeit

Qualität

Einschränkungen

PDFMaker (empfohlene Methode)

Langsam

Gut

Nach PDF/A-2b oder PDF konvertieren (PDF/A-2u nicht möglich)

Adobe Acrobat Pro DC

Sehr langsam

Gut

keine

Speichern unter

 

Schnell

Referenzen auf Fussnoten reagieren nicht mehr auf Mausklicks, bleiben jedoch lesbar.

Konvertiere nach PDF/A-3a oder PDF (kein anderer PDF/A Subtyp möglich)

Adobe Distiller

Schnell

Unterlegte Links gehen verlogen.

Referenzen auf Fussnoten reagieren nicht mehr auf Mausklicks, bleiben jedoch lesbar.

Konvertiere nach PDF/A-1b (oder PDF). PDF/A-2b nicht möglich.

4. Anleitungen für die vier Konvertierungsmethoden

PDFMaker (Empfohlene Methode)

Eine Word oder PowerPoint Datei kann mit Acrobat PDFMaker nach PDF/A-2b (oder PDF) konvertiert werden.

  1. Starten Sie das Word- oder PowerPoint-File und wählen Sie in der Menüleiste den Reiter „Acrobat“ aus. (Falls der Reiter fehlt hat ihr Rechner vermutlich nur den freien Adobe Reader installiert.[4])
  2. Dann bei den Grundeinstellungen unter «PDF/A-Kompatibilität» die Option „PDF/A-2b“ auswählen (einmalig für jede Installation, siehe Screenshot).
  3. Anschliessend können Sie das PDF-Dokument entweder im Menü „Acrobat“ mit dem Menüpunkt „PDF erstellen“ oder im Menü „Datei“ mit dem Menüpunkt „Als Adobe PDF speichern…“ erzeugen.[1]


Adobe Acrobat Pro DC

Eine Word oder PowerPoint Datei kann mit Adobe Acrobat Pro DC nach PDF/A-2b (or PDF/A-2u, or PDF) konvertiert werden.

  1. Öffnen Sie die Word- oder PowerPoint-Datei mit Adobe Acrobat Pro DC.
  2. Anschliessend wählen Sie im Menü „Datei“ den Menüpunkt „Speichern als…“ und wählen „PDF/A“ (oder PDF).
  3. Um nach PDF/A-2b zu konvertieren wählen Sie “Einstellungen...” und “PDF/A-2b” mit “sRGB”.

Speichern unter in Office Programmen

In Word oder PowerPoint kann eine Datei als PDF/A-3a (or PDF) Datei gespeichert werden. Es ist nicht möglich mit dieser Methode ein PDF/A-2b Format herzustellen, welches wir dem PDF/A-3a Format vorziehen würden. 

  1. Wählen Sie unter dem Menü „Datei“ die Option „Speichern unter“ (nicht „speichern als Adobe pdf“).  
  2. Wählen Sie den Speicherort und dann im Dropdown Menue "PDF (*.pdf)" bei Dateityp.
  3. Drücken sie auf den Knopf "Optionen...", dann selektieren Sie " PDF/A-compatible" (s. Screenshot).[2]

Ein identisches PDF/A (oder PDF) kann auch folgendermassen erzeugt werden: 

  1. Wählen Sie unter dem Menü „Datei“ die Option “Exportiern”
  2. Wählen Sie “PDF/XPS Dokument erstellen”
  3. Drücken sie auf den Knopf "Optionen...", dann selektieren Sie " PDF/A-compatible" (s. Screenshot)[3]

 

Adobe Distiller

Wenn das Dokument zu gross ist für die obigen Methoden, könnten Sie die URLs der unterlegten Links explizit im Text angeben und den Adobe PDF Printer nutzen (Adobe Distiller). 

  1. Wählen Sie in Microsoft Word oder Microsoft PowerPoint unter dem Menüpunkt „Datei“ die Schaltfläche „Drucken“. Dort steht die Option „Adobe PDF“ bei „Drucker“ zur Auswahl. (Falls das Feld „Adobe PDF“ fehlt, ist auf Ihrem Computer vermutlich nur Adobe Reader installiert. [4])
  2. Klicken Sie gleich darunter auf den Text „Druckereigenschaften“ (s. Screenshot).
  3. Öffnen Sie im Reiter „Adobe PDF Einstelllungen“ das Dropdown zu „Standardeinstellungen“ und wählen Sie den Drop-down Menüpunkt „PDF/A-1b: 2005 (RGB)“ (PDF/A-2b nicht möglich).
  4. Klicken Sie anschliessend auf „Drucken“, um die PDF-Datei zu erzeugen.

 

Überprüfen Sie die Qualität der PDF Datei

Sie sollten das erzeugte PDF/A-File genau überprüfen. Achten Sie dabei besonders auf Links, Vektorgrafen, Formeln und spezielle Schriften.

5. OneNote via Word nach PDF

Beim direkten Export von MS OneNote nach PDF/A-1b (oder PDF) gehen diejenigen Hyperlinks verloren, welche dem Text unterlegt sind. Um dies zu verhindern sollten Sie die OneNote Abschnitte zuerst nach MS Word exportieren. (Die OneNote Einträge vorher auf die Seitenbreite limitieren.) Die MS Word Datei können Sie danach, wie oben beschrieben, in ein PDF oder PDF/A-2b Format konvertieren.


Fussnoten

[1] Folgende Webseite gibt zusätzliche Instruktionen (Zugriff Oct 4, 2021): http://helpx.adobe.com/acrobat/using/creating-pdfs-pdfmaker-windows.html

[2] Folgende Webseite gibt zusätzliche Informationen zu dieser Methode (Zugriff Oct 4, 2021): https://support.office.com/en-us/article/Save-as-PDF-d85416c5-7d77-4fd6-a216-6f4bf7c7c110#bm11.

[3] Diese Methode wird auch hier erklärt (Zugriff Oct 4, 2021): https://www.pdfa.org/tu-dresden-anleitungen-zur-erstellung-barrierefreier-pdf-dokumente-mit-word-powerpoint-und-indesign

[4] Nur die Methode “Als PDF speichern” kommt mit dem kostenfreien Adobe Reader aus. Die anderen drei Methoden benötigen lizenzierte Adobe Produkte. Angehörige der ETH können Adobe Acrobat Pro DC via ITShop bestellen: https://itshop.ethz.ch (Zugriff 4. Okt 2021). Bitte IT Support kontaktieren. Wir verweisen zudem auf Adobe Acrobat XI : Product comparison, https://acrobat.adobe.com/ch/de/acrobat/pricing/compare-versions.html (Zugriff 4. Oktober 2020).


Was ist PDF/A?

PDF/A (/A steht für Archiv) ist ein ISO-Standard für die dauerhafte Archivierung von formatierten Dokumenten und sollte länger lesbar sein als die üblicheren PDF-Formate. Der Subtyp PDF/A-1b (b für basic) wird dabei am häufigsten verwendet. Die langfristige Lesbarkeit des PDF/A-1b Formates wird einerseits durch den Verzicht auf bestimmte Funktionen und andererseits durch die Einbettung aller benötigten Objekte (z.B. Zeichensätze) in das File erreicht. Man erkennt ein PDF/A-File am blauen Balken im Adobe Reader.

Wie erstelle ich eine möglichst fehlerfreie PDF/A Datei aus MS Word oder PowerPoint?

Beim Versuch, ein Microsoft Word- oder PowerPoint-Dokument nach PDF oder PDF/A zu konvertieren, geht häufig ein Teil der Links verloren, oder Formeln und Grafiken werden falsch dargestellt. Was kann man dagegen tun?

Wir haben vier verschiedene Konvertierungsmethoden anhand von 10 Beispielfiles getestet, um die Eigenschaften der verschiedenen Methoden zu ermitteln. In der folgenden Anleitung erklären wir deren Vor- und Nachteile.

1. File als PDF „drucken“

Ein File kann in Word oder PowerPoint zu einem PDF-Drucker geschickt werden. Dies ist bei aufwendigen Dokumenten häufig die beste Methode. Sie hat allerdings den Nachteil, dass unterlegte Links verloren gehen können.

  • Wählen Sie in Microsoft Word oder Microsoft PowerPoint unter dem Menüpunkt „Datei“ die Schaltfläche „Drucken“. Dort steht die Option „Adobe PDF“ bei „Drucker“ zur Auswahl.

  • Falls das Feld „Adobe PDF“ fehlt, ist auf Ihrem Computer vermutlich nur Adobe Reader installiert. In diesem Fall sollten Sie sich Adobe Acrobat Pro installieren lassen oder eine der anderen drei Methoden wählen.

  • Wählen Sie das Feld „Druckereigenschaften“ an.

  • Öffnen Sie im Tab „Adobe PDF Einstelllungen“ das Dropdown „Standardeinstellungen“ und klicken Sie auf den Menüpunkt „PDF/A-1b: 2005 (RGB)“.

  • Klicken Sie anschliessend auf „Drucken“, um die PDF-Datei zu erzeugen.

2. File mit Adobe Acrobat Professional erstellen

Diese Methode benötigt einige Rechenzeit für grosse Dokumente.

  • Öffnen Sie die Word- oder PowerPoint-Datei mit Adobe Acrobat Professional.

  • Anschliessend wählen Sie im Menü „Datei“ den Menüpunkt „Speichern als…“ und wählen „PDF/A“.

  • Im nächsten Fenster bestimmen Sie Dateinamen und Speicherort sowie die Schaltfläche „Einstellungen…“.

  • In einem weiteren Fenster wählen Sie die Option „PDF/A-1b“ und “sRGB.“

3. Ein File mit Acrobat PDFMaker als PDF/A-1b speichern

Diese Methode benötigt einige Rechenzeit für grosse Dokumente und kann sogar gänzlich fehlschlagen.

  • Starten Sie das Word- oder PowerPoint-File und wählen Sie das Menü „Acrobat“ aus.

  • Dann bei den Grundeinstellungen die Option „PDF/A-1b“ auswählen (einmalig für jede Installation, siehe Screenshot).

  • Anschliessend können Sie das PDF-Dokument entweder im Menü „Acrobat“ mit dem Menüpunkt „PDF erstellen“ oder im Menü „Datei“ mit dem Menüpunkt „Als Adobe PDF speichern…“ erzeugen.

4. Ein File in Word oder PowerPoint mit „Speichern als“ erzeugen

Diese Methode hat den Nachteil, dass Vektorgrafen häufig unbrauchbar werden und Links in Fussnoten verloren gehen.

  • Wählen Sie unter dem Menü „Datei“ die Option „Speichern als“ (nicht „speichern als Adobe pdf“) und dann Format PDF aus.

  • Unter „Optionen…“ selektieren Sie „ISO19005-1-kompatibles PDF/A“ (s. Screenshot).

Fazit: Keine Methode ist perfekt

Wie ersichtlich wurde, hat jede Methode Vor- und Nachteile. In jedem Fall sollte man das erzeugte PDF/A-File genau überprüfen. Achten Sie dabei besonders auf Links, Vektorgrafen, Formeln und spezielle Schriften.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zu diesen vier Methoden finden Sie in der Anleitung PDF Files erzeugen: Microsoft Word, OneNote oder PowerPoint Files nach PDF/A konvertieren im Wiki der Fachstelle Forschungsdatenmanagement und Datenerhalt der ETH-Bibliothek.



Quelle: Suri, Roland (2017): Wie erzeuge ich ein PDF/A File? In: Innovation@ETH-Bibliothek, . http://doi.org/10.16911/ethz-ib-2722-de

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