Bitte beachten Sie bei der Erstellung von PDFs:
- Die Datei darf nicht schreibgeschützt sein
- Die Datei sollte im Format PDF/A eingereicht werden, um die langfristige Lesbarkeit sicherzustellen
Was ist PDF/A?
PDF/A (/A steht für Archiv) ist ein ISO-Standard für die dauerhafte Archivierung von formatierten Dokumenten und sollte länger lesbar sein als die üblicheren PDF-Formate. Der Subtyp PDF/A-1b (b für basic) wird dabei am häufigsten verwendet. Die langfristige Lesbarkeit des PDF/A-1b Formates wird einerseits durch den Verzicht auf bestimmte Funktionen und andererseits durch die Einbettung aller benötigten Objekte (z.B. Zeichensätze) in das File erreicht. Man erkennt ein PDF/A-File am blauen Balken im Adobe Reader.
Wie erstelle ich eine möglichst fehlerfreie PDF/A Datei aus MS Word oder PowerPoint?
Beim Versuch, ein Microsoft Word oder Microsoft PowerPoint Dokument nach PDF oder PDF/A zu konvertieren, geht häufig ein Teil der Links verloren, oder Formeln und Grafiken werden falsch dargestellt. Was kann man dagegen tun? Wir haben vier verschiedene Konvertierungsmethoden anhand von 10 Beispielfiles getestet, um die Eigenschaften der verschiedenen Methoden zu ermitteln. In der folgenden Anleitung erklären wir deren Vor- und Nachteile.
1. File als PDF „drucken“
Ein File kann in Word oder PowerPoint zu einem PDF-Drucker geschickt werden. Dies ist bei aufwendigen Dokumenten häufig die beste Methode. Sie hat allerdings den Nachteil, dass unterlegte Links verloren gehen können.Wählen Sie in Microsoft Word oder Microsoft PowerPoint unter dem Menüpunkt „Datei“ die Schaltfläche „Drucken“. Dort steht die Option „Adobe PDF“ bei „Drucker“ zur Auswahl. (Falls das Feld „Adobe PDF“ fehlt, ist auf ihrem Computer vermutlich nur Adobe Reader installiert. In diesem Fall sollten Sie sich Adobe Acrobat Pro installieren lassen oder eine der anderen drei Methoden wählen.) Wählen Sie das Feld „Druckereigenschaften“ an. Öffnen Sie im Tab „Adobe PDF Einstelllungen“ das Dropdown „Standardeinstellungen“ und klicken Sie auf den Menüpunkt „PDF/A-1b: 2005 (RGB)“. Klicken Sie anschliessend auf „Drucken“, um die PDF-Datei zu erzeugen.
2. File mit Adobe Acrobat Professional erstellen
Diese Methode benötigt einige Rechenzeit für grosse Dokumente. Die Konvertierung erfolgt durch folgendes Vorgehen: Öffnen Sie die Word- oder PowerPoint-Datei mit Adobe Acrobat Professional. Anschliessend wählen Sie im Menü „Datei“ den Menüpunkt „Speichern als…“ und wählen „PDF/A“. Im nächsten Fenster bestimmen Sie Dateinamen und Speicherort sowie die Schaltfläche „Einstellungen…“. In einem weiteren Fenster wählen Sie die Option „PDF/A-1b“ und “sRGB.“
3. Ein File mit Acrobat PDFMaker als PDF/A-1b speichern
Diese Methode benötigt einige Rechenzeit für grosse Dokumente und kann sogar gänzlich fehlschlagen.
Starten Sie das Word- oder PowerPoint-File und wählen Sie das Menü „Acrobat“ aus, dann bei den Grundeinstellungen die Option „PDF/A-1b“ auswählen (einmalig für jede Installation, siehe Abbildung). Anschliessend können Sie das PDF-Dokument entweder im Menü „Acrobat“ mit dem Menüpunkt „PDF erstellen“ oder im Menü „Datei“ mit dem Menüpunkt „Als Adobe PDF speichern…“ erzeugen.
4. Ein File in Word oder PowerPoint mit „Speichern als“ erzeugen
Diese Methode hat den Nachteil, dass Vektorgrafen häufig unbrauchbar werden und Links in Fussnoten verloren gehen.
Wählen Sie unter dem Menü „Datei“ die Option „Speichern als“ (nicht „speichern als Adobe pdf“) und dann Format PDF aus. Unter „Optionen…“ selektieren Sie „ISO19005-1-kompatibles PDF/A“ (s. Abbildung).
Fazit: Keine Methode ist perfekt
Wie ersichtlich wurde, hat jede Methode Vor- und Nachteile. In jedem Fall sollte man das erzeugte PDF/A-File genau überprüfen. Achten Sie dabei besonders auf Links, Vektorgrafen, Formeln und spezielle Schriften. Weitere Informationen zu diesen vier Methoden finden Sie im PDF/A-1b-Dokument „Konvertierung von Microsoft Word oder PowerPoint Dateien nach PDF/A-1b“ bei den Downloads der Fachstelle Digitaler Datenerhalt im Wissensportal der ETH-Bibliothek.
Quelle: Suri, Roland (2017): Wie erzeuge ich ein PDF/A File? In: Innovation@ETH-Bibliothek, . http://doi.org/10.16911/ethz-ib-2722-de
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